CARATTERISTICHE GENERALI
Tra i moduli del CMS dedicati all’informazione, quello degli eventi consente di organizzare e gestire un archivio per mezzo del quale si possono presentare e proporre eventi, attività e manifestazioni di varia natura.
Nell’area pubblica del sito, il modulo è articolato in un indice ordinato in forma cronologica e da una collezione di schede analitiche, dedicate, ciascuna al singolo evento. Inoltre, nella home page del sito, il modulo presenta un calendario mensile interattivo, da cui è possibile accedere alla lista degli eventi del mese corrente o del singolo giorno.
Nell’indice ogni record è rappresentato dalle informazioni di sintesi che identificano l’evento:
- indicazioni cronologiche (data e ora dell’evento);
- titolo / denominazione evento;
- indirizzo / indicazioni sul luogo;
- tag informativi (ente promotore e tema/categoria);
- eventuale sommario, dove è possibile inserire una nota informativa sintetica.
L’indice presenta gli eventi nell’intervallo temporale che, per impostazione predefinita, è compreso tra la data corrente e i 30 giorni successivi.
Nell’indice è comunque possibile modificare a piacimento l’intervallo temporale che si desidera consultare. In questo modo, selezionando, ad esempio, un intervallo che contiene date precedenti a quella corrente, sarà anche possibile consultare gli eventi passati. Questi vengono sempre presentati nell’indice con un’evidenza diversa, che permette di distinguerli da quelli futuri anche al solo “colpo d’occhio”.
L’indice presenta inoltre un filtro di selezione dei tag informativi, ed una lista degli eventi di prossima scadenza, che in alternativa e a discrezione dell’amministratore, può elencare uno o più record a cui si intende dare particolare risalto.
Le singole schede informative presentano, tra l’altro, le informazioni di contatto ed il link al sistema Google Maps per la localizzazione e sono predisposte per presentare l’area con la lista dei media informativi eventualmente correlati.
Nel corpo informativo (pagina dell’evento) è inoltre possibile inserire un articolo, identico, nella struttura, a quello che si utilizza nel modulo dei comunicati, ed un’immagine rappresentativa dell’evento stesso.
NOTE SULLA LOCALIZZAZIONE DELL’EVENTO IN GOOGLE MAPS
Per quanto riguarda la localizzazione dell’evento, si fa presente che l’area pubblica è dotata di una funzione che permette di creare un link a Google Maps. La stringa di ricerca del link viene creata dal sistema di amministrazione del sito utilizzando i dati inseriti nei campi indirizzo e comune. Per questo motivo è opportuno prestare particolare attenzione nella compilazione di detti campi, accertandosi della corretta ortografia ed evitando di aggiungere dati non pertinenti.
GESTIONE DUPLICAZIONI/RIPETIZIONI
Nel caso degli eventi, non è raro che gli stessi possano essere dedicati ad un medesimo oggetto e che si possano ripetere in una determinata sequenza temporale, oppure si possano replicare secondo una determinata periodicità settimanale.
Ad esempio, nel caso di eventi come feste popolari, rassegne musicali o festival, accade che gli stessi si possano ripetere nell’arco di una settimana, sempre nello stesso luogo, con gli stessi orari e con identiche informazioni di contatto.
Per questo motivo, il formato di inserimento dei record, presenta un sistema di funzioni che possono risultare utili proprio nel caso di eventi ripetuti.
Così, anziché dover inserire manualmente ogni singolo evento con le stesse informazioni per ciascuna delle ripetizioni programmate, il sistema provvede a generare automaticamente tutte le ripetizioni necessarie.
Sarà sufficiente inserire i dati informativi dell’evento (compresa l’immagine) una sola volta e il sistema di duplicazione provvederà automaticamente a creare l’evento o gli eventi generati in base a una delle tre opzioni previste:
- UNICA RIPETIZIONE: inserire la data di ripetizione del evento, selezionando un valore dal calendario a comparsa.
Il sistema crea due record-eventi (EVENTO GENERATORE + EVENTO GENERATO con i dati informativi del GENERATORE).
- EVENTO RIPETUTO IN UN INTERVALLO TEMPORALE: selezionare la prima e l'ultima data dell'intervallo per gli eventi ripetuti.
Il sistema crea una serie di record-eventi (EVENTO GENERATORE + EVENTI GENERATI con i dati informativi del GENERATORE).
- RIPETIZIONI PERIODICHE SETTIMANALI: per gli eventi ripetuti selezionare la prima e l'ultima data dell'intervallo e almeno un giorno della settimana.
Il sistema crea una serie di record-eventi (EVENTO GENERATORE + EVENTI GENERATI con i dati informativi del GENERATORE per i giorni della settimana selezionati).
Proviamo ad immaginare un evento che si ripete nei giorni di lunedì, mercoledì e venerdì nel periodo compreso tra il 1° aprile ed il 30 giugno. Utilizzando la funzione di ripetizione settimanale il sistema provvede a generare automaticamente tutte le ripetizioni, anziché dover inserire manualmente ogni singolo evento, con identiche informazioni, per circa 40 volte!
NOTE SULLA GESTIONE DEL TESTO
Per aumentare la sua forza comunicativa, l’area riservata alla nota informativa dell’evento è ricca di funzioni e caratteristiche, che anche i redattori dei media informativi devono conoscere.
La più comune, e solitamente più utilizzata, è la funzione che gestisce la formattazione del testo con l’uso dello stile bold e del corsivo. Lo
stile bold (grassetto) è adatto per dare evidenza alle frasi o ad i contesti più importanti, mentre lo
stile corsivo si presta maggiormente per gli incisi ed i “virgolettati”.
Per le attribuzioni di questi stili valgono, in ogni caso, le
regole generali che si adottano nella scrittura. Qui si può comunque ribadire l’importanza di farne un uso moderato e attento.
Tutte le caratteristiche citate sono tipiche di un
editor di testo, per cui è necessario che per la redazione dei testi da pubblicare sul sito si utilizzi un tale programma. Oltre a Microsoft Word, ve ne sono altri liberi, come Writer (compreso nella suite OpenOffice.org) e AbiWord.
Per altre informazioni utili, consultare la
nota sulla gestione del testo riservata al modulo “COMUNICATI”.
NOTE SULLA GESTIONE DELLE IMMAGINI
Il sistema prevede di associare un’immagine al contenuto testuale, con l’obiettivo di accrescere l’impatto comunicativo e l’attrazione per lo stesso. Un’immagine efficace deve poter rappresentare il messaggio affidato al contenuto. È opportuno, comunque, che la grafica mantenga la sua funzione di supporto, senza prevaricarla.
L’importanza di questa “immagine di copertina” si estende oltre la funzione rappresentativa nell’ambito del sito. Infatti, essa riserva un ruolo anche nell’ipotesi di condivisione dell’evento con una pagina Facebook. In questo caso, l’immagine viene utilizzata dal social media per creare l’icona distintiva del relativo post.
Anche le
proporzioni dell’immagine associata al comunicato assumono un aspetto molto importante. Questo vale sia per le eventuali condivisioni con Facebook, che per mantenere un adeguato ordine formale delle pagine del sito.
Per altre informazioni utili, consultare la
nota sulla gestione delle immagini riservata al modulo “COMUNICATI”.
COME PREPARARE E TRASMETTERE I DATI PER LA PUBBLICAZIONE SUL SITO
Le informazioni relative all’evento da trasmettere al webmaster per la pubblicazione sul sito si possono raccogliere ordinatamente in uno stesso documento. E, ricordando che, anche per gli eventi, è previsto l’uso di un’area – identica a quella degli articoli e comunicati – in cui si può inserire un testo formattato, è opportuno adoperare un editor di testo (Word o compatibile).
Una precauzione tanto banale e ovvia quanto utile, consiste nel preparare una cartella, magari con il nome o una sigla del nostro evento, e di inserire al suo interno TUTTO il materiale: documento comprendente tutte le informazioni di corredo e immagine di “copertina”.
A questo punto non resta che inviare all’indirizzo di posta del webmaster un messaggio con allegata la cartella compressa in formato zip.
Questo contributo si chiude con una pratica lista che elenca gli elementi principali della trattazione, supportati da annotazioni essenziali. La checklist è scaricabile anche come documento singolo.
CHECK-LIST PER IL MODULO DEGLI “EVENTI”
- TITOLO / OGGETTO / DENOMINAZIONE DELL’EVENTO – Deve indicare il titolo dell’evento.
- CRONOLOGIA – Data e ora inizio evento; eventuale ora termine evento. Qui, eventualmente, si indicano anche le cronologie delle date delle ripetizioni.
- LOCALIZZAZIONE – Eventuale nome della sede dell’evento; indirizzo completo (via / piazza / … e Località/Comune). Si consiglia sempre di verificare l’indirizzo su Google Maps.
- TEMI o CATEGORIE – Indicare la categoria principale utilizzando uno dei temi previsto dal piano editoriale del sito. Eventualmente, suggerire una nuova definizione al responsabile del piano.
- FONTE / ENTE PROMOTORE – Indicare il nome o la denominazione dell’ente promotore dell’evento.
- SOMMARIO – Non deve mai mancare! Deve rafforzare ed estendere il messaggio espresso nel titolo, sia pure mantenendo un buon grado di sintesi (circa 20-30 parole e, possibilmente, senza superare i 200 caratteri).
- TESTO DELLA NOTA – Redigere in formato word o compatibile.
- INFORMAZIONI DI CONTATTO – Qui, quando è possibile, indicare nell’ordine: nominativo/nominativi; numero di telefono; indirizzo email e sito web, che costituiscono le informazioni di contatto riferite all’evento.
- IMMAGINE ASSOCIATA – Predisporre immagine di proporzioni e dimensioni adeguate. Rapporto ideale larghezza/altezza 16/9, o comunque compreso tra 16/8 e 16/9. Dimensione ideale larghezza-altezza pixel: 960 x 540 / 960 x 480. Usare formati jpg oppure png.
In alternativa fornire al webmaster delle precise tracce, anche indicando un link, riguardo alla natura e alle caratteristiche dell’immagine/foto che si desidera inserire.
- CORRELAZIONI – Segnalare le correlazioni da creare con il materiale informativo già pubblicato. Verificare opportunità, necessità e grado di attinenza.
- CONDIVISIONE – Nel caso si disponga di una pagina Facebook, segnalare l’opportunità di attivare la condivisione (link) del comunicato con il social media.
- POSIZIONE DI EVIDENZA – Segnalare al webmaster l’opportunità di dare evidenza all’evento.
