GUIDA ALL’USO DEL MODULO “DOCUMENTI”

CARATTERISTICHE GENERALI DEL MODULO
Tra i moduli del CMS dedicati all’informazione, quello dei documenti consente di organizzare e gestire un archivio composto da documenti di varia natura e formato (pdf, doc, docx, xls, xlsx, txt, rtf, ppt, jpg, gif, png, svg, mp3, zip, rar).
 
Questo modulo, diversamente dagli altri dedicati alla comunicazione, presenta esclusivamente l’indice nei formati lista e griglia. Da qui l’utente del sito può accedere direttamente al documento selezionato e aprirlo nel browser, oppure lo può scaricare sul proprio dispositivo e visualizzarlo, anche in un secondo momento, con la relativa applicazione. I documenti docx saranno aperti con Word o con un’applicazione compatibile, i pdf con Acrobat di Adobe, xlsx con Excel, jpg, gif e png con un’applicazione dedicata alla grafica, e così via.
 
Quindi, mancando il cosiddetto “formato pagina”, che nel caso specifico non è necessario, le diverse classificazioni sintetiche (autore, fonte, tema/categoria, data di pubblicazione), oltre all’area dei tag, si trovano nel formato lista dell’indice. Nella stessa lista trova posto anche la sezione dedicata agli eventuali media correlati. Tutte queste informazioni sono visibili anche nella versione mobile.
 

GLI USI TIPICI
Spesso, quando si pensa all’uso di “documenti” in un sito, ci si limita ad immaginare dei file pdf il cui contenuto è costituito da una locandina, un manifesto, un dépliant, un opuscolo. Questo è innegabile, ma, per usare una metafora, un tale uso rappresenta solo un quadrato di una grande scacchiera multicolore.
 
Infatti, il modulo, la cui funzione generale è quella di veicolare, di trasmettere informazioni – di qualsiasi forma e natura - si presta davvero ad una variegata molteplicità di impieghi. In quest’ottica, il sito, attraverso il modulo dei documenti, assume la funzione di un “postino-vettore”, che trasporta le informazioni conservandone la forma originaria.
 
Anche in questo contesto, è opportuno sottolineare l’importanza assunta dal piano di comunicazione, che deve contenere indicazioni sulla classificazione e sulla gestione dei documenti nel sito. Ciò, in particolare, anche riguardo a quell’area di confine, per cui uno stesso contenuto informativo potrebbe essere gestito sia con il modulo dei “Comunicati” che con quello dei “Documenti”.
 
È ancora utile osservare che, nell’ambito di una comunicazione tendenzialmente esaustiva o, comunque, non effimera, l’uso dei documenti nei siti internet, può assumere sia un ruolo principale/primario che una funzione di supporto e sostegno.
 
Nel primo caso l’informazione viene sostenuta completamente dal documento. Pensiamo, ad esempio, ad una trattazione esaustiva dedicata ad un qualche argomento (storico, economico, scientifico, ecc.). Di per sé, un tale documento, assume già un carattere esauriente e, in linea di massima, non presuppone il sostegno di altri media informativi.
 
Altrimenti, nel caso del ruolo di sostegno, il documento costituisce una sorta di estensione dell’informazione principale ed esprime una funzione di corredo, di risalto, di enfasi, di dettaglio. Un esempio tipico è quello di locandina e dépliant dedicati ad un determinato evento. In questo caso l’informazione di base viene espressa e veicolata con un articolo/comunicato. Ad essa viene poi correlato il materiale informativo di sostegno, come, per l’appunto, i manifesti e i dépliant. Altro esempio di natura identica è rappresentato dalla modulistica, che per sua natura costituisce una sorta di sostegno per un argomento principale.


UNA CLASSIFICAZIONE UTILE
Le note seguenti presentano una prima classificazione che, se pur approssimativa e non esaustiva, si basa sull’esperienza raccolta nell’attività.
 
Locandine, manifesti, dépliant, opuscoli. Nell’ambito dei “documenti”, l’uso di questi modelli è, probabilmente, una delle modalità di comunicazione più utilizzata e veicolata, anche per mezzo dei siti.
 
In genere, questi “stampati digitali” si utilizzano nelle attività promozionali. Tanto per citarne alcuni impieghi, possiamo indicare gli opuscoli pubblicitari per gli esercizi di impresa di varia natura (commercio, servizi, artigianato). Possiamo anche immaginare i dépliant che presentano informazioni sulle attività di enti e associazioni, anche no profits. E, ancora, possiamo considerare le locandine con cui sono annunciati eventi, come spettacoli teatrali o musicali.
 
Articoli long form (contenuti più lunghi di 1.000 parole). Come si desume dalla stessa definizione, sono articoli di lunghezza superiore. In genere trattano contenuti di qualità o rappresentano approfondimenti dedicati ad uno specifico argomento. Ed è proprio questa la tipologia dimensionale, indipendente dal tema sviluppato, che potrebbe essere gestita sia con il modulo dei “Comunicati” che con quello dei “Documenti”. L’impostazione, se possibile, va presa nella fase di definizione del piano di comunicazione ed è condizionata da diverse variabili, di cui, il target principale rappresenta il maggiore elemento discrezionale su cui basare la scelta.
 
Nei casi in cui l’utenza di riferimento si dimostra più sensibile o attratta da un sistema di informazioni snello e sintetico è opportuno trasformare gli eventuali approfondimenti (a volte sono necessari anche in un quadro sostanzialmente conciso) nella forma di un documento pdf. Del resto, grazie alle correlazioni, il documento potrebbe essere allegato ad un breve comunicato che ne tratteggia i contenuti ed il valore.
 
Se, invece, sia per il contesto, che per la tematica trattata, gli utenti del sito si dimostrano maggiormente sensibili e interessati per trattazioni approfondite ed esaustive, è possibile gestire questa tipologia informativa con il modulo dei “Comunicati”.
 
Articoli di struttura complessa. Oltre ad essere lunghi, questi contenuti sono caratterizzati da una struttura piuttosto complessa e, per tale motivo, rendono praticamente improponibile l’uso del modulo “Comunicati”. Ad esempio, possiamo immaginare un articolo di approfondimento, caratterizzato da un intenso uso di tabelle e/o di immagini, anche didascalizzate. In questo contesto il peso dell’argomento è relativo. Potrebbe essere un articolo scientifico o tecnico, ma anche di carattere storico. Quello che indirizza verso l’uso del formato documento pdf è proprio la complessità della struttura.
In questo contesto possiamo annoverare gli articoli tratti da riviste periodiche. Questi, per poter essere inseriti nel sito attraverso il modulo dei “Comunicati”, dovrebbero essere filtrati e, in qualche modo depauperati da immagini e altri oggetti informativi di corredo. Molto meglio, invece, mantenere la stessa struttura, includendola in file pdf da inserire nel sito con il modulo dei “Documenti”.
 
Monografie. Un altro utilizzo del modulo “Documenti” può essere finalizzato alla raccolta di brevi monografie. Nella fattispecie le finalità e gli usi si potrebbero definire quasi “illimitati”. Ciò, naturalmente, in un contesto in cui la comunicazione e l’informazione assumono dei valori che travalicano il quotidiano e le compulsioni del momento.
 
Pensiamo, ad esempio, ad un’associazione culturale che si prefigge l’obiettivo di promuovere iniziative per conservare e valorizzare le tradizioni, gli usi ed i costumi di un determinato ambito locale. In tale contesto, si potrebbero realizzare delle brevi monografie dedicate alla vita di personaggi storici che hanno lasciato segni importanti nella storia di quella comunità. Per questo caso, dunque, il modulo dei documenti risulta adatto alla raccolta e alla classificazione di tali monografie.
 
Modulistica. È difficile immaginare un sito, anche nelle sue forme più semplici, che non possa fare uso di un qualche modulo, o modello preimpostato, per semplificare una certa attività.  Pensiamo, ad esempio, alle normative di legge sul consenso al trattamento dei dati personali. Ciò, sia per quanto riguarda, ad esempio, la raccolta dei consensi per costruire una mailing list, sia la raccolta dei consensi necessari per le pubblicazioni di immagini fotografiche che ritraggono persone e, in particolare, i minori.
Possiamo anche pensare a delle semplici check-list, le cui utilità pratiche sono davvero applicabili a qualsiasi tipo di attività, o possiamo pensare ai moduli con cui un’associazione gestisce le richieste di iscrizioni dei soci. In questi casi, l’esperienza dimostra che può essere di grande utilità dedicare una categoria dell’archivio documenti del sito alla raccolta della modulistica.
 
Altre tipologie: presentazioni, immagini, tracce audio. Per offrire la più ampia flessibilità, il modulo “Documenti” permette anche di raccogliere e catalogare slide show creati con PowerPoint (estensione ppt), immagini nei formati jpg, png, gif (anche animati) e svg (formato vettoriale), oltre a tracce audio nel formato mp3.
 
L’universalità del formato compresso (zip/rar). Il modulo consente anche di acquisire file compressi con estensione zip e rar. In tal modo, diventa possibile caricare documenti con estensioni diverse da quelle ammesse. In questi casi sarà sufficiente comprimere i nostri file (per esempio con estensioni ai, pds, mp3, waw, ecc.) informato Zip o Rar.
 
La conservazione della forma. Nel chiudere questo paragrafo sulla classificazione, pur approssimativa e non esaustiva, è ancora utile sottolineare che, il modulo “Documenti” consente a tutte le tipologie di mantenere la forma di comunicazione originaria. I documenti, infatti, non vengono in alcun modo subordinati agli stili utilizzati nel sito. Anche questa constatazione, pur se banale, può essere utile, quando esistono gli spazi, a decidere se gestire un contributo informativo come “documento” oppure come “comunicato”.


FUNZIONI PER DARE EVIDENZA AI DOCUMENTI
Un’altra caratteristica del modulo “Documenti”, che è opportuno conoscere, si manifesta nella home page del sito. Qui, infatti, è possibile attivare un’area che ha lo scopo di mettere in evidenza i documenti attraverso i loro titoli e le loro icone.
Per impostazione predefinita, vengono automaticamente inserite le anteprime dei record recenti, sotto forma di indice interattivo. In alternativa, il sistema, anziché presentare le anteprime delle ultime pubblicazioni, consente di controllare quali fare comparire, a merito della loro maggiore rilevanza.
Pertanto, è necessario che il redattore, nell’inoltro dei documenti tenga conto anche di queste caratteristiche, per segnalare la necessità o l’opportunità di un loro utilizzo. In questi casi è anche necessario indicare la data limite (o di “scadenza”), in cui la funzione di evidenza dovrà essere rimossa. Immaginate quale brutta impressione potrebbe suscitare l’evidenziare, nella home page del sito, il manifesto di un evento… già trascorso.
 

COME PREPARARE E TRASMETTERE DATI PER LA PUBBLICAZIONE SUL SITO
In generale, la modalità più semplice per organizzare il “materiale” da inviare alla pubblicazione consiste nell’inserire “il tutto” in una cartella. Qui, oltre al documento che si intende pubblicare, sono necessarie le informazioni di corredo dettagliate nella check-list che si trova alla fine di questa guida.  Può essere sufficiente un semplice file di testo. L’importante è che vengano indicate tutte le informazioni che, non solo corredano, ma svolgono anche una funzione di sostegno alla comunicazione gestita dal documento.
Nella fase di preparazione all’invio è opportuno accertarsi che il documento non superi le dimensioni massime ammesse e che vengano rispettati i formati previsti.
A questo punto si può inviare all’indirizzo di posta del webmaster un messaggio con il materiale (file distinti) raccolto nella cartella, oppure inviare la stessa cartella dopo averla compressa in formato zip o rar.

Un pratico esempio per il testo che accompagna i documenti si può scaricare a questo link: Fac-simile informativa per documento da pubblicare sul sito.
 
Questo contributo si chiude con una pratica lista che elenca gli elementi principali della trattazione, supportati da annotazioni essenziali.  La checklist è scaricabile anche come documento singolo.


CHECK-LIST PER IL MODULO DEI “DOCUMENTI”

• DOCUMENTO DA PUBBLICARE. – Deve rispettare i formati previsti (pdf, doc, docx, xls, xlsx, txt, rtf, zip, rar, ppt, jpg, gif, png, svg, mp3) e le sue dimensioni non possono superare 20MB.
   
• TITOLO – Deve essere predittivo dei valori e dei contenuti e deve stimolare il visitatore alla consultazione del documento. Deve essere sintetico: massimo 80 caratteri; 100 caratteri solo in via eccezionale.
   
• SOMMARIO – Non deve mai mancare e, nel caso dei “Documenti” è di importanza fondamentale. Deve rafforzare ed estendere il messaggio espresso nel titolo, sia pure mantenendo un elevato grado di sintesi (circa 20-30 parole e, possibilmente, senza superare i 200 caratteri). Quando necessario, deve citare la tipologia (locandina, manifesto, modulo, ecc.).
   
• TEMI o CATEGORIE – Indicare la categoria principale utilizzando uno dei temi previsto dal piano editoriale del sito. Eventualmente, suggerire una nuova definizione al responsabile del piano.
   
• ETICHETTE o TAG – Utilizzare tag pertinenti con i contenuti del documento. Non usare tag identici alle definizioni delle categorie.
   
• AUTORE – Indicare sempre nel caso di contenuti assertivi e/o di qualità. Evitare la citazione quando l’informazione è dedicata a generici annunci di avvenimenti o attività. In questi casi è meglio usare la fonte.
   
• FONTE – Usare la fonte quando l’indicazione dell’autore perde di significato per la genericità e la non assertività della comunicazione. 
   
• DATA – Si può indicare la reale data di pubblicazione/produzione del documento. Oppure, se previsto dal piano di comunicazione, indicare la data di pubblicazione del documento sul sito.
   
• CORRELAZIONI – Segnalare le correlazioni da creare con il materiale informativo già pubblicato. Verificare opportunità, necessità e grado di attinenza.
   
• LISTA DOCUMENTI IN EVIDENZA – Segnalare opportunità di mettere in evidenza il documento, indicando possibilmente la data di rimozione. 
   
• VERIFICA RISPETTO DIRITTO D’AUTORE – Fare sempre attenzione a rispettare il diritto d’autore.