GUIDA ALL’USO DEL MODULO “COMUNICATI”

CARATTERISTICHE GENERALI
Tra i moduli del CMS dedicati all’informazione, quello dei comunicati consente di organizzare e gestire un archivio composto da articoli, relazioni, notizie, annunci e informazioni testuali, che vengono presentate in forma anti-cronologica (dalla più alla meno recente).
 
La pagina dedicata al singolo comunicato presenta il titolo, le classificazioni sintetiche (autore, fonte, tema/categoria, data di pubblicazione), il sommario, l’immagine associata e il testo principale.  Ai piedi dell’area testuale dell’articolo è possibile incorporare un filmato YouTube. Subito sotto è posta l’area dedicata ai marcatori che si riferiscono al testo (tag, etichette) e, infine, è collocato lo spazio destinato ad accogliere – quando necessario – la lista dei media correlati.
 
Oltre alle caratteristiche comuni a tutti i moduli, la peculiarità del  modulo “Comunicati” è costituita dall’area per la visualizzazione del testo.
 

NOTE SULLA GESTIONE DEL TESTO
Per aumentare la sua forza comunicativa, l’area riservata al testo principale è ricca di funzioni e caratteristiche, che anche i redattori – i “costruttori” dei media informativi – devono conoscere. In questo modo si potranno utilizzare e sfruttare vantaggiosamente.
 
La più comune, e solitamente più utilizzata, è la funzione che gestisce la formattazione del testo con l’uso dello stile bold e del corsivo. Lo stile bold (grassetto) è adatto per dare evidenza alle frasi o ad i contesti più importanti, mentre lo stile corsivo si presta maggiormente per gli incisi ed i “virgolettati”.
 
Per le attribuzioni di questi stili valgono, in ogni caso, le regole generali che si adottano nella scrittura. Qui si può comunque ribadire l’importanza di farne un uso moderato e attento.
 
Il modulo consente anche l’utilizzo di testi di dimensioni diverse. Ad esempio, si potrebbe ricorrere a titolazioni di paragrafi, usando dimensioni maggiori rispetto a quelle utilizzate normalmente. Oppure si potrebbero utilizzare delle annotazioni da gestire con una dimensione minore, rispetto a quella usata per il testo base. Anche le suddette modalità si devono usare con consapevolezza e circospezione e, generalmente, si stabiliscono all’interno del piano editoriale predeterminato.

Questo perché è opportuno che l’attività di creazione dei testi si conformi sempre ad uno stile comune. L’osservazione vale, non solo nel caso più ovvio di redazioni multiple, ma anche nel caso di un unico redattore. Infatti, l’esperienza insegna come la stessa “firma”, in tempi diversi, possa utilizzare stili di redazione differenti.
 
Un’altra funzione tipica dell’area di testo è data dalla possibilità di inserire al suo interno delle tabelle alfanumeriche provenienti dai fogli di calcolo. Questa opportunità si rivela particolarmente utile nel caso delle relazioni che fanno uso di dati numerici o statistici.
 
L’area di testo principale permette anche di gestire dei collegamenti ipertestuali (link), che si rivelano utili per approfondire i contenuti trattati.
 
Tutte le caratteristiche citate sono tipiche di un editor di testo, per cui è necessario che per la redazione dei testi da pubblicare sul sito si utilizzi un tale programma.  Oltre a Microsoft Word, ve ne sono altri liberi, come Writer (compreso nella suite OpenOffice.org) e AbiWord.
 
Si deve anche sottolineare che, per scrivere contenuti informativi di grande impatto, è indispensabile aumentare la chiarezza espositiva. In un articolo già pubblicato sul sito sono svelate alcune semplici tecniche, finalizzate proprio a migliorare la leggibilità.
 

NOTE SULLA GESTIONE DELLE IMMAGINI
Come sopra accennato, il sistema prevede di associare un’immagine al contenuto testuale, con l’obiettivo di accrescere l’impatto comunicativo e l’attrazione per lo stesso. Un’immagine efficace deve poter rappresentare il messaggio affidato al contenuto. È necessario, comunque, che la grafica mantenga la sua funzione di supporto, senza prevaricarla. In caso contrario, la stessa autorevolezza del testo ne risulterebbe sminuita.

Si deve poi tenere in considerazione che l’utilizzo di immagini inappropriate e, quindi, poco adatte a rappresentare il messaggio, comportano il rischio di creare una certa confusione, alterando il senso del messaggio stesso. In definitiva è meglio utilizzare un’immagine banale, usuale, scontata, piuttosto che una, sia pure di effetto, ma enigmatica.

L’importanza di questa “immagine di copertina” si estende oltre la funzione rappresentativa nell’ambito del sito. Infatti, essa riserva un ruolo anche nell’ipotesi di condivisione del comunicato con una pagina Facebook. In questo caso, l’immagine viene utilizzata dal social media per creare l’icona distintiva del comunicato stesso.

Anche le proporzioni dell’immagine associata al comunicato assumono un aspetto molto importante. Questo vale sia per le eventuali condivisioni con Facebook, che per mantenere un adeguato ordine formale delle pagine del sito.   

La soluzione migliore consiste nell’utilizzare sempre lo stesso rapporto tra larghezza e altezza, o comunque, un intervallo compreso tra 16/8 e 16/9. Ad esempio, fissato il lato orizzontale (larghezza) in 960 pixel, si potrebbero utilizzare immagini il cui lato verticale (altezza) varia da 480 a 540 pixel (16/8: 960px larghezza x 480px altezza – 16/9: 960px larghezza x 540px altezza).
In relazione all’immagine associata, il modulo prevede l’opzione di inserire una didascalia. Questo spazio, ove necessario, può essere utilizzato anche per indicare la fonte.

Va infine osservato che, oltre alla cosiddetta “immagine di copertina”, il modulo dei comunicati prevede la possibilità di inserire altre immagini nel corpo del testo. Solitamente si utilizzano per dare maggiore supporto alla trattazione, posizionandole opportunamente, in modo che la collocazione sia funzionale al contesto trattato. In questi casi, per la preparazione del materiale destinato alla pubblicazione, è opportuno inserire, nel punto preciso in cui si desidera far comparire le immagini, una stringa racchiusa tra parentesi graffe { … }, evidenziata in giallo e recante il nome del file della immagine.

Nella riga seguente viene proposto un esempio della modalità appena descritta:

{ INSERIRE IMMAGINE: collisione_nuclei_idrogeno.jpg }

È necessario sottolineare che questa modalità deve in ogni caso essere utilizzata con grande circospezione. Un uso scriteriato finisce sicuramente per disturbare la lettura.
Può ancora essere utile un duplice esempio. Immaginiamo un articolo dedicato alla spiegazione di un fenomeno fisico dedicato alla fusione nucleare. In questo caso la narrazione potrebbe essere efficientemente supportata da alcune rappresentazioni grafiche, intercalate al testo, che ne illustrano i passi salienti. Generalizzando, in questo caso l’immagine è utilizzata in una precisa contestualizzazione.

Pensiamo, invece, ad un articolo che racconta un evento, una manifestazione pubblica. Qui è piuttosto difficile immaginare una precisa contestualizzazione di una foto con un preciso punto del testo. Per contro, è facile ipotizzare che il numero delle immagini raccolte per l’evento sia considerevole. Pensare di distribuirle con modalità casuale fra le diverse frasi del testo, sarebbe davvero inappropriato.
Quest’ultimo caso, al contrario del precedente, si può gestire riversando le immagini in una apposita galleria fotografica da correlare all’articolo.
 

FUNZIONI PER DARE EVIDENZA AI COMUNICATI
Un’altra importante caratteristica del modulo “Comunicati” si manifesta nella home page del sito. Qui, infatti, sono riservate due aree che hanno lo scopo di mettere in evidenza i comunicati attraverso le loro anteprime, formate da titolo, sommario e icona rappresentativa.
 
Tra le due, quella che offre la massima rilevanza è la cosiddetta area delle top-news o di primo piano, la cui evidenza è amplificata anche dall’alto posizionamento. Qui è possibile gestire la presenza (inserimento e rimozione) delle anteprime di uno o più comunicati ai quali si intende attribuire grande risalto.
 
La seconda è la cosiddetta area dei comunicati recenti o in evidenza. Qui, per impostazione predefinita, vengono automaticamente inserite le anteprime dei record recenti, sotto forma di indice interattivo. Il sistema che gestisce il modulo permette comunque di interagire con l’area in questione. In questo modo, anziché presentare le anteprime delle ultime pubblicazioni, è possibile inserire quelle che si riferiscono ad una serie di comunicati selezionati dall’archivio, a discrezione dell’amministratore del sito.
 
Pertanto, è necessario che nella produzione dei comunicati, il redattore tenga conto anche di queste caratteristiche, per segnalare la necessità o l’opportunità di un loro utilizzo. È anche opportuno indicare la data limite (o di “scadenza”), in cui la funzione di evidenza dovrà essere rimossa.
 

COME PREPARARE E TRASMETTERE DATI PER LA PUBBLICAZIONE SUL SITO
A questo punto disponiamo delle informazioni di base utili alla trasmissione del “materiale informativo” prodotto per i nostri comunicati. Seguendo le indicazioni di questa guida abbiamo utilizzato un editor di testo (Word o compatibile) in cui abbiamo inserito ordinatamente gli elementi dell’articolo, oltre a tutte le informazioni di base. Abbiamo inoltre predisposto l’immagine di “copertina” e le eventuali altre immagini di supporto da inserire nel testo dell’articolo.

Una precauzione tanto banale e ovvia quanto utile, consiste nel preparare una cartella, magari con il nome del nostro articolo, e di inserire al suo interno TUTTO il materiale: documento dell’articolo comprendente tutte le informazioni di corredo, l’immagine di “copertina”, le eventuali altre immagini da inserire nel corpo del testo.

A questo punto si può inviare all’indirizzo di posta del webmaster un messaggio con il materiale (file distinti) raccolto nella cartella, oppure inviare la stessa cartella dopo averla compressa in formato zip.
A questo link è possibile scaricare un pratico esempio di un testo predisposto per un comunicato.
 
Questo contributo si chiude con una pratica lista che elenca gli elementi principali della trattazione, supportati da annotazioni essenziali.  La checklist è scaricabile anche come documento singolo.
 

CHECK-LIST PER IL MODULO DEI “COMUNICATI”

• TESTO DEL COMUNICATO – Redigere in formato word o compatibile. Verificare di aver inserito – dopo il testo principale – le informazioni di supporto necessarie (vedi fac-simile)
   
• TITOLO – Deve essere predittivo dei valori e dei contenuti e deve stimolare il visitatore ad entrare nella pagina. Deve essere sintetico: massimo 80 caratteri; 100 caratteri solo in via eccezionale.
   
• SOMMARIO – Non deve mai mancare! Deve rafforzare ed estendere il messaggio espresso nel titolo, sia pure mantenendo un elevato grado di sintesi (circa 20-30 parole e, possibilmente, senza superare i 200 caratteri).
   
• TEMI o CATEGORIE – Indicare la categoria principale utilizzando uno dei temi previsto dal piano editoriale del sito. Eventualmente, suggerire una nuova definizione al responsabile del piano.
   
• ETICHETTE o TAG – Utilizzare tag pertinenti con i contenuti dell’articolo e fare sempre attenzione alla loro reale presenza all’interno del testo. Non usare tag identici alle definizioni delle categorie.
   
• AUTORE – Indicare sempre nel caso di contenuti assertivi e/o di qualità. Evitare la citazione quando l’informazione è dedicata a generici annunci di avvenimenti o attività. In questi casi meglio usare la fonte.
   
• FONTE – Attenzione a rispettare il diritto d’autore. Usare nei casi previsti dalla normativa di legge. Inoltre, usare la fonte quando l’indicazione dell’autore perde di significato per la genericità e la non assertività della comunicazione.
   
• DATA – Indicare la data di pubblicazione del comunicato.
   
• IMMAGINE ASSOCIATA – Predisporre immagine di proporzioni e dimensioni adeguate. Rapporto ideale larghezza/altezza 16/9, o comunque compreso tra 16/8 e 16/9. Dimensione ideale larghezza-altezza pixel: 960 x 540. Usare formati jpg oppure png. In alternativa fornire delle precise tracce, anche indicando un link, riguardo alla natura e alle caratteristiche dell’immagine/foto che si desidera inserire.
   
• DIDASCALIA IMMAGINE ASSOCIATA – Se necessario, scrivere un breve testo (massimo 120 caratteri).
   
• CORRELAZIONI – Segnalare le correlazioni da creare con il materiale informativo già pubblicato. Verificare opportunità, necessità e grado di attinenza.
   
• CONDIVISIONE – Nel caso si disponga di una pagina Facebook, segnalare l’opportunità di attivare la condivisione (link) del comunicato con il social media.
   
• FILMATO YOUTUBE OPZIONALE: Se necessario, indicare il link YouTube.
   
• MASSIMA EVIDENZA DI HOME PAGE – Segnalare opportunità di evidenziare il comunicato, indicando possibilmente la data di rimozione.
   
• EVIDENZA DI SECONDO LIVELLO – Segnalare opportunità di evidenza, indicando possibilmente la data di rimozione.